مصائب مدیریت در این حوزه او را به یاد مشکلات حوزه زنان می‌اندازد.« خیلی وقت‌ها آسیب‌ها سبب توجه ویژه به موضوع اسناد می‌شود. مانند موضوع زنان که هر وقت اتفاق تلخی رخ می‌دهد همه به آن توجه میکنند »
این‌ها گفته‌های «ژاله حساس خواه» مدیر سازمان اسناد و کتابخانه ملی گیلان است. این روزها که همه‌چیز به مسائل اقتصادی گره‌خورده، سازمانی که به فرهنگ می‌پردازد شاید در زندگی عادی مردم تأثیری ندارد و همین باعث شده که آن را نشناسند و یا حتی بسیاری آن را با کتابخانه ملی رشت در میدان شهرداری یا اداره کل کتابخانه‌های عمومی استان اشتباه بگیرند.
سازمان اسناد ملی و کتابخانه ملی کشور به شکل فعلی خود در سال ۱۳۸۱ از ادغام دو نهاد شکل گرفت. ژاله حساس خواه مدیر این سازمان میگوید: سازمان اسناد و کتابخانه ملی آمده تا نگذارد هیچ سندی که هویت ملی ما را نشان می‌دهد امحا شود و از بین برود.
در مأموریت این سازمان آماده است: «ما چراغ راه توسعۀ دانش هستیم. آرمان ما ایجاد گنجینه‌ای جامع از میراث مستند ایرانی، فرهنگ اسلامی و گزیده دانش بشری است. عزم ما بر نگهداری، تضمین بقا و دسترس‌پذیر کردن میراث مستند برای نسل امروز و آینده است. تعهد ما ایفای نقش پل ارتباطی میان مجموعه دارندگان و بهره‌برداران میراث مستند است. ما متولی ساماندهی حافظۀ اداری کشور هستیم. نقش ما زمینه‌سازی برای توسعه جامعه دانایی محور است.»
اما ۱۰ سال طول کشید تا ۲۰ تیرماه ۹۱ تا این سازمان در گیلان نیز شروع به کار کند. وقتی مهدی سعادتی استاندار وقت گیلان بود تفاهم‌نامه شروع به کار این سازمان منعقد شد. حسین عباس نژاد به مدت ۵ سال در مدیریت این سازمان قرار داشت تا اینکه در مهر ۹۶ این مسئولیت به ژاله حساس خواه سپرده شد.
حساس خواه شناسایی، گردآوری، صیانت ، مرمت و در اختیار قرار دادن به علاقه‌مندان به تاریخ را اهداف اصلی سازمان می‌داند و معتقد است اسناد تاریخی ،هویت و شناسنامه هر مردمی است. که البته ۱۲ شعبه استانی و منطقه‌ای این سازمان هنوز نتوانسته‌اند به‌خوبی سازمان ملی کشور که جایگاه ویژه‌ای در بین پژوهشگران دارد و حتی از سازمان‌های مورد وثوق در منطقه محسوب می‌شود وارد عمل شود.
سازمان مؤثر عمل نمی‌کند؛ چون زیرساختی نیست
اما چرا آن‌طور که باید این مجموعه نتوانسته موفق عمل کند. او یکی از این مشکلات را تغییر دولت‌ها و به‌تبع آن تغییر مدیران می‌داند. مدیرانی که نگاه یکسانی به مقوله فرهنگی و مشخصاً تاریخ ندارند.
«عدم شناخت یکسان در طول بازه‌های نگاه متفاوت مدبران مختلف باید سیستمی تعریف شود که اداره آن منوطی به اشخاص نباشد و سیستم خودش کار را انجام دهد مانند مدیریت امدادی»
ولی فقط مشکل در افراد نیست سندها بسیار پراکنده هستند این مسئله دیگری است یعنی همه‌چیز در یک نقطه وجود ندارد تا به‌راحتی شناسایی شود.
«طبق قانون اسناد راکد تمام ادارات باید در اختیار سازمان قرار بگیرد تا مورد ارزشیابی قرار بگیرند. تا آن‌هایی که ارزش‌دارند حفظ و بقیه امحا شود». این فقط یک طرف ماجراست. چرا که برخی از اسناد هم توسط مسئولین وقت به خانه برده شده است. مثلاً نامه شاه به والی استان یا شهر که سند ملی است اما در حال حاضر شبیه ارث خانوادگی در خانه نگهداری می‌شوند.
و از طرف دیگر خواندن، شیوه نگهداری و مراقبت برای مردم امکان ندارد و به همین دلیل بسیاری از اسناد در پستوها در حال از بین رفتن است. درواقع شناسایی معضل دیگری است و عزم ملی می‌خواهد.
آیا در صورت رعایت همه این نکات سازمان اسناد گیلان می‌تواند به‌خوبی از این میراث ارزشمند مراقبت کند؟ پاسخ خیر است. حساس خواه میگوید: در حال حاضر همه اسناد ارزشمند گیلان به تهران منتقل می‌شود چون در گیلان هیچ مکانی با شرایط استاندارد ازنظر دما و رطوبت برای اسناد وجود ندارد.
البته سایت کشوری راه‌اندازی شده است که اسناد مربوط به ادارات در آن قرار می‌گیرد و تا حد زیادی دسترسی آسان به اسناد را راحت می‌کند. اما بازهم گیلان هنوز به آن نپیوسته است چون زیرساخت لازم ارتباطاتی و آی تی ایجاد نشده است.
مکان مناسب دغدغه‌ای از بدو تولد مجموعه
فضای فیزیکی یک اداره شاید چندان ارتباطی با خدمت ارائه‌شده نداشته باشد اما سازمان اسناد و کتابخانه ملی از معدود سازمان‌هایی است که مثال نقض این گزاره هستند. چون حفظ اسناد هویتی مانند کتاب ، نامه و عکس و.. که در حالت عادی عمر محدودی دارند نیازمند مراقبت در شرایط خاص هستند.
تفاهم‌نامه‌ای اولیه که از در اختیار قرار دادن ساختمان تاریخی شهرداری به این سازمان پیش‌بینی‌شده بود هیچ‌وقت به نتیجه نرسید. و در حال حاضر سازمان اسناد در دو واحد مسکونی در نزدیکی فلکه گاز مستقر است .
حساس خواه دو مشکل عدم وجود فضای فیزیکی مناسب و زیرساخت ارتباطاتی را به خاطر بودجه ناکافی می‌داند. «بودجه جاری مجموعه آن‌قدر پایین است که فقط می‌تواند هزینه‌های جاری را تأمین کند . نمی‌تواند سبب پیشبرد کارها شود چون از ابتدا ایجاد شعبه استانی منوط به حمایت خود استان‌ها بود. »
او تاکید دارد ما نیازمند تأمین اعتبار استانی هستیم. آخرین بودجه بزرگی که به سمت سازمان آمده ۱۰۰ میلیون تومانی بوده که صرف نوسازی مخزن و ایجاد نمایشگاه دائمی شد. و البته این سازمان همچنان منتظر ۱۵۰ میلیون تومانی است که برای تجهیز حداقل بخشی از نیازهای مخزن تخصیص داده‌شده اما هنوز به دست ما نرسیده است.
لازمه چنین کاری دوری از کارهای انفرادی و تیمی کار کردن است. او معتقد است که کار تیمی منسجم جوابگوی این مشکلات خواهد بود. «من اگر برنامه داشته باشم اما اگر دستگاه پشتیبان من برنامه نداشته باشد کاری پیش نمی‌رود. » او به خلأ وجودی چشم‌انداز فرهنگی اشاره می‌کند: «اگر این چشم‌انداز نوشته شود و وظایف دستگاه‌های ذی ربط مشخص شود از موازی کاری دستگاه‌ها جلوگیری می‌شود»
این در حالی است که این سازمان عضو شورای فرهنگی استان نیست و در سیاست‌گذاری این حوزه نقشی ندارد.
چیزی که دراین‌بین کاملاً مشخص است نبود یک فضای مناسب برای آینده است. چیزی که اگر بود اجازه حضور گردشگران در این بخش را می‌داد تا بخشی از هویت و پیشینه این استان برایشان مشخص شود.
حساس خواه از چند پیشنهاد عملی خود برای حل این مشکل میگوید: ساختمان پست (در شهرداری) قابلیت این را دارد که به‌عنوان موزه اسناد استفاده شود و در پشت ساختمان هم می‌توان مخزن‌های استاندارد برای اسناد ساخته شود. موقعیت مکانی جذابیت کافی برای حضور گردشگر را هم دارد و به این شکل استفاده بهینه از آن انجام می‌شود.»
همچنین درخواست کردم تا بخشی از فضای کتابخانه تالار مرکزی که به‌تازگی افتتاح‌شده تا در اختیار سازمان اسناد قرار بگیرد که البته بعد از اتمام آن در مورد بهره‌برداری نهائی تصمیم‌گیری خواهد شد.
داستان اسناد مشروطه چه بود؟
یکی از ماجراهایی که باعث شد سازمان اسناد و کتابخانه‌های گیلان در سال ۹۸ بر زبان‌ها بیاید ماجرای اسناد یک مجموعه‌دار خصوصی به نام اکبری بود او ادعا کرده بود کسی در گیلان به اسناد مهم من توجه ندارد و من آن‌ها را به تبریز می‌فروشم.
نقش سازمان اسناد را حساس خواه توضیح می‌دهد: خرید اسناد در مرحله اول به شهرداری پیشنهاد شده بود. به دلیل اینکه شورا اعلام کرده بود که می‌خواهد ساختمان میرزا خلیل رفیع(محل تشکیل جلسات شورای شهر) را ساختمان خانه موزه مشروطه کند. البته کاملاً مشخص است که آن ساختمان هم باید از نظر شرایط نگهداری سند استاندارد باشد در غیر این صورت فقط می‌تواند تصویری از اسناد را به نمایش بگذارد. اگر شرایط عاری از رطوبت و دمای مناسب ایجاد شود بدون شک فضای عالی خواهد بود.
او ادامه می‌دهد: شهرداری اما این اسناد را خریداری نکرد که احتمال می‌دهم به دو دلیل نبود فضای نگهداری و همچنین عدم تأمین بودجه نتوانست با آقای اکبری معامله کند اما به هر صورت بعد از پیشنهاد آقای اکبری به شهرداری و شورای شهر رشت ، علی بهارمست در تاریخ ۲۳ اسفند سال ۹۷ از سازمان ما به‌عنوان متولی تائید سند درخواست ارزشیابی کردند .
او توضیح می‌دهد که هر سند از دو حیث مورد بررسی قرار می‌گیرد. اول اصالت سند از جهت اصل یا کپی بودن آن و دیگری ارزش سند از حیث اجتماعی، اقتصادی، فرهنگی و سیاسی. در بخش اول اصالت سند توسط کارشناس سازمان اسناد و کتابخانه ملی گیلان تائید شد و به نامه شهرداری پاسخ داده شد. از حیث دوم پیشنهاد دادیم برای بررسی به کمیته ارزشیابی در تهران ارسال شود که بعدازآن اتفاقی رخ نداد. ما هم پیشنهاد خرید اسناد در صورت انجام مراحل گفته‌شده را دادیم اما صاحب سند علاقه‌ای نشان ندادند. منتظر تعیین تکلیف از طرف شهرداری هستیم دوباره پیشنهاد را مطرح نکردیم.
اما آنچه برای ما مشخص است این است که در صورت تائید مرحله دوم اصل سند باید در تهران نگهداری شود چون در گیلان فضای مناسبی برای آن‌ها نداریم.
تهمت نزنید، اثبات کنید
از وقتی حساس خواه در مدیریت این مجموعه قرار گرفت برخی سایت‌های اصولگرا با اشاره به گرایش اصلاح‌طلبی او چند باری بحث سیاسی‌کاری او را در مجموعه مطرح کرده‌اند. اما او به‌شدت اعتقاد دارد که هیچ‌کدام از برنامه‌ها اصلاً سیاسی نبوده و به‌هیچ‌وجه رفتار جناحی در مجموعه نداشتم. تابه‌حال حتی بحث یا پیشنهاد هم از طرف این افراد مطرح نشده که بخواهم بگویم بنا به دلایل سیاسی نادیده گرفته‌شده است. او این سؤال را مطرح می‌کند که این چه فضایی است که هرکسی می‌تواند تهمت بزند بدون اینکه تلاشی برای اثبات داشته باشد؟
او میگوید سعی کردم ۱۰۰ درصد خودم را خرج کنم و بقیه را به برنامه‌های تاکنون اجراشده سازمان در زمان حضور خودش ارجاع می‌دهد و میگوید از مهر ۹۶ در اینجا حضور دارم و در کمتر از دو سال برنامه‌ها و فعالیت‌های انجام‌شده را ببینید آیا کاری هست که امکان انجام بود و نادیده گرفته‌شده باشد؟
حساس خواه تأکید دارد گرایش من در مجموعه فرهنگی است و فعالیت‌های من در انجمن مدرسین ربطی به اینجا ندارد.
مخاطب پایین برنامه‌ها
آمارهای منتشر نشان می‌دهد که در یک سال گذشته سازمان اسناد مجری ۱۴ همایش، ۱۸ نمایشگاه، ۱۰ کارگاه آموزشی به مناسبت‌های تقویمی و ۱۶۴ مورد دیدار با مسئولان بوده است.
اما چیزی که در میان حس می‌شود مخاطب پایین برنامه‌های سازمان است. حساس خواه این موضوع را قبول دارد و میگوید: ازیک طرف اطلاع‌رسانی‌ها به اندازه کافی صورت نمی‌گیرد و از سوی دیگر جامعه با مقوله فرهنگی نمی‌تواند ارتباط لازم را بگیرد. بخشی از این بحث مطمئناً به ضعف ما متولیان فرهنگی هم برمی‌گردد. قشر خاصی را دعوت نمی‌کنیم و دوست داریم تا از همه گروه‌های سنی و همه تفکرات در برنامه ما حضور پیدا کنند چون این سازمان به فرهنگ و هویت که شناسنامه این مردم است می‌پردازد.
تدوین تاریخ شفاهی ادامه دارد
تدوین تاریخ شفاهی بخش دیگری از وظایف این مجموعه است که آن بخش از هویت ناشناخته این استان که مکتوب نشده از دل حرف‌ها بیرون بیاید. در سال گذشته رونمایی از کتاب خاطرات فریدون نوزاد استاد برجسته گیلان شناس، محقق و پژوهشگر انجام شد.
حساس خواه میگوید این راه متوقف نشده و در ادامه چند مجموعه آماده چاپ داریم مانند مجموعه احمد علیدوست(نویسنده پیشکسوت تاریخ و فرهنگ گیلان )، دکتر فاروق خارابی (جامعه‌شناس و بنیان‌گذار رشته علوم اجتماعی دانشگاه گیلان)، دکتر محمدعلی فائق( پزشک مردمی و فرهیخته گیلانی) با کمک کارشناسان این کار انجام‌شده است و منتظر بودجه برای چاپ هستیم.
ارتباط با ناشران و پژوهشگران
اما آنچه در این مسیر بیش‌ازپیش از این سازمان انتظار می‌رود آشتی بیشتر با مردم، ناشران و پژوهشگران است. حساس خواه میگوید سازمان تازه تأسیس است و تا قبل از من کار زیادی انجام‌نشده بود. من سعی کردم در بدو ورود مسئله تغییرات را جدی بگیرم. مساله تغییرات فیزیکی در ساختمان را جدی پیگیری کردم و سعی کردم حتی نوع نگاه به مسئله سند را تغییر دهم اما سازمان ناشناخته بود، حتی مسئولین ارتباط کمی با سازمان داشتن و کار بسیار سخت بود.
دراین‌بین طبق قانون هر ناشر باید یک نسخه از کتاب چاپ‌شده را در اختیار سازمان قرار می‌دهد و به گفته مدیر سازمان تاکنون این روال ادامه داشته است.
او در مورد ارتباط با پژوهشگران هم میگوید: ارتباط فعلی ما با پژوهشگران نوعی واسطه‌گری است چون هیچ سندی در اختیار ما قرار ندارد، اگر کسی نیاز به سند دارند باید در سایت رسا سرچ کنند و بر اساس کدی که به ما می‌دهند ما از تهران درخواست سند می‌کنیم و می‌توانیم اسکن سند را در اختیار او قرار بدهیم.
از هشتک اهدا تا آرشیو یاران جوان
حساس خواه از پویش مردمی اهدای سند راضی بود و نتیجه آن را خیلی خوب توصیف می‌کند . همان پویشی که در اردیبهشت ۹۷ کلید خورد تا جامعه را نسبت به اسناد هویتی خودش بیدار کند.
«ما هنوز با این مقوله روبرو هستیم که مردم این مرکز را نمی‌شناسند و آن را با سازمان کتابخانه‌های عمومی اشتباه می‌گیرند. بنابراین به دنبال این هستیم تا هرچه بیشتر نان این مرکز و فعالیت‌های آن برای مردم شناسایی شود. در این پویش چهره‌های شاخص ملحق شدن و حتی فرمان قاب شده ناصرالدین‌شاه در جمع سندهای اهداشده به سازمان قرار داشت. »
وی اضافه می کند: «در بخش دیگر برای کار زیربنایی فرهنگی طرح مشترک با آموزش و پرورش در حال پیگیری است. طرحی که به طور آزمایشی در یک مدرسه غیرانتفاعی پایه پنجم اجرایی شده و بعد از تدوین و امضای تفاهم‌نامه با آموزش‌وپرورش از مهر ۹۸ جدی‌تر پیگیری می‌شود.
حساس خواه میگوید: با اجرای طرح «آرشیویاران جوان» در مدارس استان حساسیت اسناد را به دانش آموزان منتقل می‌کنیم تا به‌عنوان سفیران سازمان حتی والدین خودشان را متوجه اهمیت این موضوع کنند. آن‌ها ابتدا یاد می‌گیرند تا چطور آرشیوی از کارنامه و کاردستی خودشان داشته باشند و بدانند همین اسناد باید برای آیندگان رمزگشایی شود .
شاید وقتی این آرشیویاران جوان بزرگ شوند سازمان اسناد و کتابخانه ملی گیلان در آنجا که باید قرار داشته باشد. ساختمانی با تجهیزات استاندارد و شهروندانی که برای سپردن اسناد به آن اعتماد دارند و مدیرانی که در راستای حفظ فرهنگ استان همراه‌تر و جدی‌تر هستند.
اینجانب حسن اکبری هستم مجموعه دار اسنادی که در گزارش نام برده شده است . لازم است چند مساله را توضیح بدهم . بنده بعنوان یک گیلانی سالهاست که اسناد و سکه های گیلان را جمع آوری میکنم . سازمان میراث فرهنگی بنده را بعنوان مجموعه دار برتر کشور سال ۹۷ اعلام نموده است . اسناد مشروطه گیلان قرار بود که در موزه مشروطه گیلان به نمایش در آید و هم اکنون این اسناد بنا به درخواست شورای اسلامی شهر رشت در محل آرشیو ملی ایران در حال بررسی بیشتر کارشناسان میباشد. هر چند سازمان اسناد گیلان میتوانست ارزش واقعی آن را تعیین نماید چون سازمان اسناد گیلان بخشی از اسناد را در قالب کتابی به همت علی امیری به نام اسناد دولتی مشروطه گیلان رونمایی و چاپ کرد ولی توپ را در زمین تهران انداختن . متاسفانه سازمان اسناد گیلان در مقابل آغوش باز بنده برای همکاری جبهه گرفت . بنده در سال ۹۷ هفت نمایشگاه اسناد در گیلان برگزار نمودم که یک نمایشگاه در خود این سازمان بعنوان نمایشگاه اسناد عدلیه گیلان با حضور نمایندگان قوه قضاییه برگزار گردید . اما ریاست محترم سازمان در مقابل سایر نمایشگاههای بنده با همکاری شورای شهر و سازمان میراث فرهنگی جبهه گیری کردند و عدم اجازه برگزار گنندگان از سازمان اسناد را به پای بنده نوشتند و دستور قطع همکاری بنده با سازمان را صادر نمودند. در ضمن بنده هیچ پیشنهاد خریدی از سازمان دریافت ننمودم . هر چند هیچ مجموعه داری حاضر نیست به سازمان اسناد بفروشد چون قیمت های خرید سازمان منصفانه نبوده و اگر منصفانه بود تمام اسناد کشور به سوی سازمان سر ریز میشد . معمولا پیشنهاد قیمتی حدود ۱۰ برابر کمتر از قیمت واقعی اسناد می دهند . بعنوان مثال اکنون اگر شما از دولت بپرسید قیمت دلار چند است میگوید ۴۲۰۰ تومان ولی آیا شما و مردم در بازار کالایی با قیمت ۴۲۰۰ مشاهده میکنند یا دلار ۱۳۰۰۰ تومان ؟ . بنابراین قیمت سازمان هم برپایه همان دلار ۴۲۰۰ تومانی است . با تشکر از نشر توضیحات بنده
یک مساله که بنده فراموش کردم ذکر کنم . وقتی یک مشتری از تبریز برای خرید اسناد مشروطه گیلان اعلام آمادگی کرد . بنده مصاحبه ای انجام دادم تا گیلان بخودش بیاید . چون واقعا از ته دل بعنوان یک گیلانی دوست داشتم این اسناد برای گیلان باقی بماند . اینجانب بدلیل مشکلات مالی چاره ای جز فروش این اسناد که حاصل زحمت و هزینه کردن ده ساله بنده بود ندارم و نداشتم . البته با ایجاد این موج خبری که روی انتقاد بنده به شهرداری بود متاسفانه خانم دکتر حساس خواه مظلومانه آماج تیرهای انتقاد قرار گرفتند . هر چند ایشان رابطه خوبی با بنده ندارند ولی کسانی که بنده را میشناسند می دانند هیچ وقت حق را زیر پا نمیگذارم . ایشان تقصیری در این قضیه نداشتند و روی انتقاد من هم با ایشان نبود اما به نظرم بعلت تسویه حسابهای سیاسی ایشان را کوبیدند که بنده هم قاطعانه اعلام میکنم این کار درست و منصفانه نبود.